Na rynku istnieje bardzo wiele podmiotów świadczących usługi rachunkowe, więc przedsiębiorcy mają dużą możliwość wybrania najlepszej oferty dla siebie.

Jednak bardzo często wybór ten nie jest taki łatwy, ponieważ sposób świadczenia usług, możliwości i organizacja pracy biur rachunkowych może znacząco się od siebie różnić.

Warto przed rozpoczęciem poszukiwań określić swoje potrzeby i oczekiwania, co do świadczonej usługi rachunkowej, a także zaplanować budżet, który będzie przeznaczony na koszty tej obsługi.

Wybór właściwego Biura Rachunkowego to inwestycja, która ma wpływ na stabilne i spokojne budowanie przyszłości firmy.

Co jest ważne przy wyborze nowoczesnego Biura Rachunkowego?

1. Doświadczenie i wiedza

Ważne jest, żeby w Biurze rachunkowym pracowały osoby z kompetencjami adekwatnymi do wykonywanych zadań. Przepisy prawa podatkowego jak również dotyczące prowadzenia działalności gospodarczej czy nawet zatrudniania pracowników, zmieniają się bardzo często, dlatego szkolenia zespołu powinny odbywać się cyklicznie i na bieżąco.

Im dłużej Biuro rachunkowe istnieje na rynku, tym większe jego doświadczenie w byciu partnerem dla przedsiębiorców. Świadczy to o tym, że biuro przetrwało już kilka ogromnych zmian rynkowych i ma świadomość, a także pewną intuicję, co do skutków, które te zmiany mogą przynieść funkcjonującej firmie.

Podobnie jest z zakresem usług, warto być w biurze rachunkowym, które oprócz uproszczonej księgowości zajmuje się również prowadzeniem księgowości spółek kapitałowych czy też organizacji pozarządowych. Doświadczenie takiego biura w różnych formach prowadzonych działalności pozwala przedsiębiorcy czuć się komfortowo i bezpiecznie nawet w momencie, gdy firma będzie musiała zmienić swoją organizację, lub tak bardzo się rozwinie, że ustawowo będzie do tego zmuszona.

2. Zespół pracowników – warto poznać strukturę Biura i jego organizację

Ile osób jest zatrudnionych w biurze i czy zajmują się określoną specjalizacją. W obecnych czasach bardzo trudno być ekspertem jednocześnie w wielu dziedzinach, z reguły największe efekty osiąga się wtedy, kiedy skupimy się na jednym obszarze, mamy wtedy wystarczającą ilość czasu, żeby dogłębnie go poznać, zweryfikować i nadążać za jego zmianami. Struktura zespołu ma również przełożenie na dostępność konkretnych osób, które są specjalistami w danym temacie, jak również na zastępowalność w okresach urlopowych.

Ważne jest, żeby przedsiębiorca miał stały dostęp do informacji, niezależnie od absencji pracowników.

3. Odpowiedzialność

Podstawowym dokumentem określającym obowiązki stron, zakres usług a także koszty odpowiedzialności biura rachunkowego podczas współpracy przedsiębiorcy i biura powinna być umowa o świadczenie usług rachunkowych.

Treść umowy powinna zawierać postanowienia dotyczące udostępniania dokumentów księgowych i informacji dotyczących działalności gospodarczej w trakcie trwania umowy i po jej rozwiązaniu. Umowa powinna określać również to, czy biuro posiada ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej, które umożliwi ewentualne dochodzenie odszkodowania.

Biuro rachunkowe nie odpowiada przed organami skarbowymi za zobowiązania podatkowe klientów, a także nie ponosi odpowiedzialności za zobowiązania składkowe wobec Zakładu Ubezpieczeń Społecznych.

Uprawnione organy dochodzą spłaty zaległości podatkowych lub składkowych, wynikających z nierzetelnego sporządzenia rozliczeń bezpośrednio od przedsiębiorcy.

Umowa powinna regulować zasady odpowiedzialności biura rachunkowego w przypadku popełnienia błędu i niedopatrzeń przez właściciela biura lub jego pracowników. Warto pamiętać, że profesjonalnie przygotowana umowa znacznie ułatwia proces dochodzenia odszkodowania.

Podstawą odpowiedzialności odszkodowawczej biura rachunkowego jest art. 471 Kodeksu cywilnego, na podstawie, którego jest ono zobowiązane do naprawy szkody wynikającej z nienależytego wykonania obowiązków. Dłużnik obowiązany jest do naprawienia szkody wynikłej z niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązania, chyba, że niewykonanie lub nienależyte wykonanie jest następstwem okoliczności, za które dłużnik odpowiedzialności nie ponosi.

Przedsiębiorca zawsze odpowiada za swoje zobowiązania wobec urzędów i instytucji, dlatego zachęcamy do starannej analizy przy wyborze biura rachunkowego. Konsekwencje zaniedbań w doborze biura jak i profesjonalnego przygotowania umowy o świadczenie usług rachunkowych mogą wywołać skutki przede wszystkim w sferze praw przedsiębiorcy.

4. Bezpieczeństwo dokumentacji i ochrona danych

Z uwagi na rosnącą liczbę cyber zagrożeń i coraz bardziej skomplikowane technologie biura rachunkowe przetwarzające ważne informacje muszą zachować szczególną czujność.

W świetle prawa biuro rachunkowe, które przetwarza dane osobowe swoich klientów, jest uważane za tzw. podmiot przetwarzający, czyli przetwarza dane w imieniu administratora. Ma, zatem obowiązek przestrzegania przepisów dotyczących ochrony danych, w szczególności tych określonych w art. 28 Rozporządzenia Ogólnego o Ochronie Danych Osobowych, znanym, jako RODO. To znaczy, że musi zawrzeć umowę z Administratorem określającą m.in. określają przedmiot i czas trwania przetwarzania, charakter i cel przetwarzania, rodzaj danych osobowych oraz kategorie osób, których dane dotyczą, obowiązki i prawa administratora. Ponadto, jako administrator danych np. swoich pracowników, ale także osób reprezentujących klienta powinien zapewnić, bezpieczeństwo danych, informować swoich klientów o celach przetwarzania ich informacji oraz respektować ich prawa w zakresie dostępu do swoich danych.

Warto zapytać o to, w jaki sposób w danym biurze rachunkowym są przechowywane dane, jak często są robione kopie bezpieczeństwa i jakie procedury wdrożyło biuro, żeby zabezpieczyć przekazywane dane, dokumenty.

5. Referencje i opinie

Polecenie – to jedna z możliwości trafienia do rzetelnego biura rachunkowego, bo kto jak nie obecny klient najlepiej wie, jak funkcjonuje dane biuro rachunkowe. Natomiast, jeśli niestety nie ma nikogo, kto bym nam polecił dobry kontakt, to warto poszukać opinii o danym biurze rachunkowym w Internecie.

Biuro rachunkowe, któremu zależy na właściwym wizerunku i prezentacji danych adresowych ułatwiających odnalezienie lokalizacji stacjonarnej, z reguły posiada swoją wizytówkę w Google, a taka wizytówka to skarbnica różnych uwag i opinii, co do funkcjonowania danej firmy.

6. Systemy wspierające działalność Klienta

Obecnie standardem jest udostępnienie przez biuro rachunkowe dostępu online do aplikacji, w której znajduje się cała dokumentacją finansowa firmy. Umożliwia ona dostęp do dokumentów nawet po godzinach pracy biura rachunkowego, posiada dodatkowe funkcjonalności takie jak możliwość wystawienia faktur sprzedaży w kilku językach oraz tworzenia elektronicznych paczek przelewów, które z łatwością można zaimplementować do systemu bankowego.

7. Dostępność i różne formy komunikacji

Warto zwrócić uwagę, jaką formę kontaktu zapewnia biuro rachunkowe. Zbyt wiele różnych kanałów informacyjnych może powodować chaos i trudności z odnalezieniem niezbędnych informacji.

Dzięki technologii online warto, żeby Biuro oferowało również możliwość spotkań online bez konieczności dojazdu do biura. Uzgodnienie sposobu komunikacji, a także potrzeb dotyczących obsługi administracyjnej firmy. Komunikacja jest obecnie najważniejszym elementem współpracy z biurem rachunkowym – powinna być szybka i przedstawiona zrozumiałym językiem w taki sposób, żeby niezwłocznie umożliwić podejmowanie właściwych decyzji.

Po uzgodnieniu wszystkich elementów współpracy biuro rachunkowe powinno podsumować wszystkie informacje w jednym mailu.

8. Procedury i model kształtowania cen za świadczone usługi

Zapoznanie Klienta z zasadami współpracy z danym biurem rachunkowym powinno być kluczowym elementem nawiązania współpracy. Formalne przygotowanie onboardingu jest istotnym elementem rozpoczęcia współpracy, wiec warto zwrócić uwagę, w jaki sposób jest ono przeprowadzone i czy zostało udokumentowane.

Profesjonalny onboarding powinien dać informację w obszarach:

– identyfikacji indywidualnych potrzeb klienta – w tym celu powinien być wspólnie wypełniony kwestionariusz, w którym zostają ustalone oczekiwania klienta, co do usług rachunkowych, a także specyfika prowadzonej działalności gospodarczej.

– skompletowania dokumentów firmowych takich jak np. Umowa spółki, wpis CEiDG, akt notarialny i inne dokumenty rejestracyjne, inne umowy

– weryfikacji poprawności danych w CEiDG, KRS, CRBR, a także na Białej Liście

– wskazania osób upoważnionych do kontaktu z biurem ich numer telefonu i dedykowany mail do obsługi korespondencji z biura rachunkowego

– w przypadku planów uruchomienia działalności gospodarczej – omówienie zagrożeń i szanse planowanego biznesu, wtedy biuro rachunkowe ma możliwość podzielenia się doświadczeniem związanym z prowadzeniem firmy w danej branży.

– informacji o sposobie dostarczania dokumentacji księgowej – z reguły jest to już praca na dokumentach elektronicznych, ale wymaga ona udostępnienia platformy do wymiany danych i dokumentów z Klientem, dzięki temu firmy mają dostęp do swoich dokumentów nawet w po godzinach pracy biura

– informacji o możliwości realizacji zleceń wykraczających zakres umowy – biuro rachunkowe powinno podczas onboardingu poinformować o tym, w jaki sposób przebiega realizacja zleconych zadań dodatkowych, które wykraczają zakres umowy, w jaki sposób jest kalkulowana cena wykonania takich zadań i jaką biuro oferuje pomoc, w sytuacji, gdy zlecone zadanie przekracza kompetencje pracowników biura

9. Współpraca z kancelariami prawnymi i doradztwa podatkowego

Współpraca z kancelarią prawną i doradców podatkowych, umożliwia profesjonalnie wspieracie biznesu klienta na każdym jego etapie.

Oprócz obowiązku ewidencjonowania dokumentów księgowych, każda firma mierzy się z wyzwaniami natury prawnej i doradczej, a czasami również nawet związanej z postępowaniami czy też procesami, dlatego ważne jest, żeby biuro rachunkowe na stałe współpracowało ze specjalistami, którzy w razie potrzeby będą gotowi wesprzeć działania przekraczające kompetencje pracowników biura rachunkowego.

10. Przynależność do organizacji zrzeszających branżę biur rachunkowych

Najważniejsza naszym zdaniem, organizacja wspierająca funkcjonowanie biur rachunkowych w Polsce, to Krajowa Izba Biur Rachunkowych. Przynależność do takich organizacji jest informacją dla Klientów, która pokazuje, że biuro ma potrzebę ciągłego rozwoju, stałego wsparcia procesów organizacyjnych, czuwania nad nadchodzącymi zmianami, ale również ma możliwość nadawania kierunku zmian dla całej branży. Relacje, wymiana poglądów i doświadczeń w wymiarze ogólnopolskim jest nieocenionym poszerzeniem perspektyw funkcjonowania biura rachunkowego i pozwala inspirować się dobrymi praktykami stosowanymi i sprawdzonymi już przez innych z branży biur rachunkowych.

Beata Boruszkowska